TDC Sverige – En del av Tele2 gör livet enklare för Hogia

Tre olika leverantörer till lika många system. Det blev två för mycket för Hogia som i stället valde TDC Sverige – En del av Tele2 som helhetsleverantör. Med hjälp av tjänsten KST blev livet inte bara enklare, utan dessutom fick man tid över för verksamhetsutveckling.

Behov

Hogia är ett internationellt företag som arbetar med ekonomi- och affärssystem, personaladministrativa system samt transportsystem. Verksamheten finns i Sverige, Norge, Finland och Storbritannien där cirka 600 medarbetare har programvaror som gemensam nämnare.

Tidigare hanterade Hogia all sin telefoni via olika företag – det handlade om telefoniplattform, växelsystemet, ip-trafiken, företagets kontaktcenter samt det system som är gränssnittet för växeltelefonister. Denna uppdelning med olika leverantörer gjorde att det ibland uppstod problem.

– Det som inte alltid fungerade var bland annat ansvarsfördelningen när något gick fel. Ibland var det svårt för oss att avgöra hos vem av leverantörerna ett fel låg. Det kunde också ta lång tid att få saker att hända. Och det var ju inte bra om det blev ett längre telefonistopp och kunderna inte kom fram till supporten. Vi kunde också hamna i situationer där många jobbade på en och samma gång utan veta vad den andre, berättar Fredrick Karlsson, CIO på Hogia.

Det som också saknades var en överblick av kostnader för att kunna göra prognoser. Detta beroende på att Hogia består av 28 bolag som alla tecknade individuella avtal. Avtalen som skrevs tidigare var inte heller flexibla.

– Allt detta gjorde att vi kände att vi ville ha en leverantör och därmed en kontaktyta. TDC gjorde ett starkt intryck vid upphandling. Vi hade erfarenhet av dem sedan tidigare när det gäller datakommunikation så valet föll slutligen på deras tjänst KST (kommunikation som tjänst).

Lösning

Från det att avtalet skrevs på tog det fem månader tills att allt rullade. Fredrick berättar att hela konceptet för telefonin gjordes om.

– Våra servrar där vi hade de tre telefoniplattformana var så dåligt uppgraderade att vi fick göra överflyttningen till TDC:s servrar i flera steg. Det tog lite tid, men det ledde till att vi fick bättre drift, färre stopp. Det var väl också det enda som växeln märkte, allt såg likadant ut på ytan när vi var klara, säger Fredrick.

Något som Fredrick som CIO är mycket nöjd över är att alla kommunikationstjänster är prissatta i avtalet med TDC.

– Nu vet jag näst intill fullt ut vad varje telefon kommer att kosta i månaden. Och i avtalet finns en flexibilitet som gör att jag kan byta mellan olika abonnemangsformer, från fast kostnad till rörlig, om en person ringer mer eller mindre. Dessutom sätts priset utifrån volymen och justeras om antalet användare går upp.

En annan konsekvens av KST är att det numera kommer en samlingsfaktura, inte tidigare en för växellösningen, en för den fasta telefonin och lika många mobilfakturor som användare.

– I tjänsten ingår även TDC On-line som används för att förändra, skapa eller ta bort ett abonnemang. Det är en självbetjäningsportal som gör att vi slipper ringa TDC om en användare exempelvis vill byta från fast till mobil telefoni.

Den stora skillnaden för de anställda syntes i valet av telefonilösning. Tidigare användes i stor utsträckning fasta digitala eller IP-baserade telefoner i kombination med mobiltelefoner. Det nya blev nu inte bring your own device utan i stället välj det du vill ha från ett brett sortiment.

– Alla fick välja sin egen telefonilösning, endast ett val, inte flera som tidigare. Det blev mest kostnadseffektivt.

Några valde att ha Skype for business i datorn, några ville ha ip-telefoni, andra ville ha en smartphone. Sedan var det dags för Fredrick och TDC att slita och dra fram lösningarna.

Resultat

För Fredrick och hans närmaste medarbetare har KST inneburit en viss förändring av arbetsuppgifterna. Han berättar att de har kunnat ställa om operativ tid till verksamhetsutveckling för it-avdelningen. Samlingsfakturan och möjligheter att analysera avvikelser har också inneburit en effektivisering för ekonomiavdelningen.

– Det känns tryggt att ha förutsägbara kostnader och ett stort mått av flexibilitet. KST har helt enkelt inneburit frihet och enkelhet för oss, säger Fredrik och avslutar:

– Vi ville ha telefoni som fungerar och någon som löser det åt oss. Vi ska inte behöva bekymra oss för hur servrarna fungerar utan kunna koncentrera oss på vår verksamhet.