Ökad kommunikation på Göteborgs universitet med TDC

Med tre olika leverantörer av telefoni med tillhörande system gjorde att Göteborgs universitet stod inför stora utmaningar för att möta användarnas krav. Efter en utvärdering valdes TDC som ny leverantör av kommunikationstjänster.
Text: Joacim Melin

Behov

Göteborgs universitet började sitt liv som en högskola redan 1891. Genom en sammanslagning av denna högskola och Medicinska skolan i Göteborg bildades Göteborgs universitet 1954 och idag är det ett av de största lärosätena i Sverige med över 24 000 studenter och 5 200 anställda.

Med en organisation i den storleken finns det givetvis stora utmaningar i att få alla former av kommunikation mellan både kollegor och elever att fungera så bra som möjligt. Men när ansvarig förvaltare för telefoni Urban Ekström Nätt och hans kollegor satte sig för att reda ut hur Göteborgs universitet skulle komma framåt med sin kommunikationsplattform insåg de snart att det behövdes stora förändringar för att skapa nya möjligheter.

– Innan vi fick TDC så hade vi tre olika leverantörer av telefoni. Detta innebar att många av de tjänster vi ville ha inte kunde erbjudas, säger Urban Ekström Nätt. Tre telefonileverantörer fick bli en och med TDC kunde hela telefoniplattformen göras om från grunden 

– Vi använder idag mobila anknytningar och IP-telefoni. Tillsammans med TDC har vi kunnat sätta en bra växelfunktionalitet med olika tjänster och funktioner på plats, säger Urban Ekström Nätt.

Göteborgs universitet har tidigare primärt baserat sin kommunikation på e-post och traditionell telefoni. Användandet av videokonferenser har ökat de senaste åren och i och med valet av en enda kommunikationsleverantör öppnar sig ytterligare nya möjligheter.

– Vi kommer i höst att titta närmare på att använda Lync. Dels för att kunna skicka textmeddelanden till varandra och kommunicera snabbare via text, men också för att eventuellt integrera det med vår telefoniplattform, berättar Urban Ekström Nätt. 

Lösning

Egen “webbshop” för de anställda

Även om valet av TDC som leverantör handlats upp på central nivå inom universitetet är varje institution inom universitetet sin egen autonoma organisation som själva köper in de tjänster, funktioner och produkter som det centrala avtalet mellan Göteborgs universitet och TDC erbjuder. I samarbete med TDC har universitetet tagit fram en webbaserad plattform där varje institution och dess användare själva kan gå in och beställa exempelvis en ny mobiltelefon om det behövs.

– TDC är också vår partner för hårdvaran och där de är bland de främsta i Sverige. Vi har under 2014–2015 jobbat fram en produktstrategi tillsammans med TDC som blivit mycket omtyckt i vår verksamhet, berättar Urban Ekström Nätt, som samtidigt nämner att användandet av Apples mobiltelefoner är populärt inom Göteborgs universitet.

Drygt 75 procent av alla användare har en iOS-baserad telefon medan drygt 20 procent föredrar Android och resterande användare Windows Phone-baserade enheter. När det gäller datorer inom Göteborgs universitet är dock styrkeförhållandet det omvända till Microsofts fördel, drygt 30 procent använder datorer från Apple medan drygt 70 procent alltså kör en PC med Windows. 

Resultat

Vad innehåller då framtiden för Urban Ekström Nätt och hans kollegor?

– Den plattform vi har via TDC fungerar i stort sett bra men vi vill kunna plocka på fler funktioner och tjänster i framtiden. Lync, eller Skype for Business som den byter namn till, nämnde jag tidigare lägger vi till för att få enklare videokonferens jämfört med vår nuvarande lösning och den plattformen kan också ge oss bättre kontroll på närvaro och frånvaro bland våra medarbetare. Vi tittar också på en MDM-lösning för hantering av alla våra mobila enheter som finns inom Göteborgs universitet men det kommer ske först nästa år i samråd med TDC, säger Urban Ekström Nätt, som avslutningsvis vill ge några råd till de som funderar på att byta kommunikationsleverantör:

– Se till att bjuda in er leverantör för ett förutsättningslöst möte där ni tar upp era önskemål och krav och utifrån det diskuterar möjligheterna i ert avtal. Se också till att ständigt vara uppmärksam på hur tekniken utvecklas – i detta arbete så är er operatör ofta långt framme!